Posted On 29.11.2017
Современное предприятие или учреждение трудно представить без упорядоченного документоведения, касающегося, в частности, сведений о работающих. Безусловно, такие данные предоставляет каждый сотрудник во время оформления на работу. Вопрос в том, как их систематизировать и сохранять, чтобы при потребности «поднять» требуемую информацию, дополнить ее или изменить. Ранее (при СССР) для этого была принята такая форма, как личное дело работающего. За десятилетия практического использования она претерпевала изменения, совершенствовалась. В результате, осталось рациональное зерно, которое многие руководители и кадровики применяют во благо предприятия. Некоторые менеджеры напротив отказались от личных дел. Как лучше?
Требования законодательства
Для госслужбы и муниципалитета
В действующем Трудовом кодексе нет обязательного требования для нанимателя относительно набора определенных документов под грифом «личное (либо персональное) дело» всех своих работников.
Иное определено для сотрудников государственных, а также муниципальных органов (Федеральный закон, изданный в 2004 году, №79) «О государственной…». В статье 42 определяются сведения, которые включают в персональное дело служащего.
Для указанной (госслужба) категории сотрудников важно фиксировать все деловые персональные коррективы. Эта база информации - личное дело - позволяет облегчить работу органов по контролю соблюдения правовых норм госслужащими. Это, в частности, относится к информации об их доходах и требований об ограничениях. На этот счет (дело гражданского госслужащего) Президент издал специальный Указ (№609), который датируется 30.05.2005г.
Данный законодательный акт определяет, как именно оформляется и ведется личное дело служащего госструктуры, что из имеющейся информации требуется в него заносить. Также предусмотрен алгоритм защиты от возможной неправомерной передачи личных данных.
Для частных структур и ИП
Законодательно не разработаны правила относительно оформления личных дел работающих на частных предприятиях. Более того, никто не обязывает руководителя таких структур или кадровиков их вести. Это можно объяснить тем, что мелким частникам это экономически нецелесообразно. Крупные - подвержены высокой ротации кадров, что будет непродуктивным тратить время на оформление дела каждого работающего.
Но нет и законодательного запрета данным юридическим лицам использовать аналогичную систему кадрового учета. Для ее внедрения потребуется сначала издать распоряжение или соответствующий приказ. В данном акте указывается на необходимость и правила такой категории документоведения (личное дело), а также определяется конкретный сотрудник, которому поручено этим заниматься.
На практике, вводя систему личных дел, зачастую используют уже выработанные положения и образцы, принятые в госструктурах.
Оформление и структура личного дела
Все дела сотрудников оформляются по общему образцу. Значение придается тому, как выглядит обложка, первый и все последующие листы. Действует ГОСТ от 17.07.1972 года для титульного листа дела (его номер 17914-72). Он обязывает отвести первые строчки листа для заполнения служащим государственного (муниципального) архивного подразделения. Это будут данные о самом архиве и той структуре, которая направляет дело на сбережение. Сейчас в большинстве архивов уже не практикуют заполнение указанных строк от руки - просто ставят идентичный ранее принятым записям штамп. Так что считается целесообразным отделить для него вверху незаполненное место.
Что отображает титульный лист
- В центре титула, после выделенного для штампа места, содержится полное наименование (если есть - еще также сокращенное) выдавшей личное дело структуры.
- Далее строчки отводятся для названия подразделения (отдела), где трудится данное лицо. Можно выделить место для внесения возможных корректив, дополнений, например, при смене места трудовой деятельности. Когда заносится такое изменение, предыдущая запись о виде работ заключается в скобки.
- Для удобной систематизации имеющихся дел их нумеруют, дополняя также индексом, действующим в этой фирме. Как, например: Дело №08, далее номер индекса - 356.
- Крупным шрифтом ставят ФИО того сотрудника, информация о котором заносится в папку.
- Период его трудовой деятельности в данной структуре обозначают на листе справа, в углу. Фиксируют поступление, а позже проставляют дату увольнения. Также обозначают количество листов, данные о периоде хранения.
Что содержит папка с делом?
В архивных учреждениях по-прежнему действует положение (ГОСТ 17914-72) о предоставлении личных дел строго в обложках из картона. Нынешнее повсеместное использование пластиковых папок или файлов на хранилища документов не распространяется.
Чем наполняется папка с делом госслужащего, диктует закон. И этот перечень должен быть выполнен неукоснительно. Другие структуры самостоятельно решают способы формирования персонального дела.
Принят следующий стандарт наполнения личного дела:
- имеющееся заявление работника, поданное при трудоустройстве;
- автобиография или резюме, состоящие из перечисления необходимых данных для поступления на работу;
- документальное подтверждение личности - копии страниц паспорта, а также копии СНИЛС, ИНН;
- подтверждающие документы полученного образования (копии) - сертификаты, дипломы, аттестаты и другие;
- при наличии - характеристики (отзывы, рекомендации) с предыдущих структур трудовой деятельности;
- изданные на самом предприятии документы, касающиеся конкретного человека, изменения его статуса: о принятии на указанную должность или переводе на иной вид деятельности, в иное подразделение;
- документы о материальном поощрении, награждении или, возможно, дисциплинарные или административные наказания;
- трудовой договор, при наличии - дополнительные к нему соглашения;
- документальное свидетельство аттестационной проверки;
- сертификаты, справки, решения, свидетельства и прочие документальные подтверждения изменения персональной информации члена трудового коллектива;
- должностные инструкции, с которыми работающий был ознакомлен и им подписанные;
- отдельный лист с коротким перечнем наполнения личного дела.
Что не нужно подшивать в личное дело?
Папка личного дела наполняется основополагающими документами работника, касающимися его личности, и теми, которые хранятся продолжительный период (а именно - 75 лет). Так что нецелесообразно собирать множество бумаг, содержание которых дублируется практически каждый год. Это относится, например, к заявлениям на отпуск и распоряжениям об их предоставлении. Такие уведомления заносятся в специальный журнал и сохраняются 5 лет.
Перечень (опись документов)
Документы, составляющие личное дело, складываются и подшиваются в него по мере поступления. Вместе с этим их название (короткое описание) заносится в реестр (перечень), который, как и все остальные бумаги, должен иметь свой номер и подшит к ним.
Опись документов располагается либо в начале папки с картонной обложкой или же на последнем листе. На первом помещается ее название - «Личное дело», далее следует ФИО работающего. В перечень заносятся такие графы:
- Номер дела, под которым оно зарегистрировано в соответствующем журнале.
- Его индекс - устанавливается согласно номенклатуре дел.
- Обозначение цифрами даты актуализации документа.
- Название имеющегося документа (что именно - характеристика, свидетельство, сертификат).
- Нумерация листов по каждому вошедшему документу.
- Когда зарегистрирован (включен в личное дело).
- Примечание - возможные уточнения, например, обозначается идентичность того или иного акта.
В самом конце словами с дублированием цифрами ставится общее число документов, а также листов перечня.
Окончательно опись заверяется подписью и ФИО ответственного за ведение документации, ставится дата.
Общие указания к ведению документации
Как регистрировать и проводить учет
Основополагающие требования к учету личных дел, а также их регистрации должны быть обозначены в приказе, которым предусмотрено оформление таких дел работающих.
На практике для поддержания порядка в кадровом документообороте заводят специальный журнал (книгу) реестра дел работающих. На таких делах проставляют номер и его же заносят в книгу учета. Вся нумерация персональных дел ведется именно по этой книге. Здесь же содержится короткая информация о каждом таком деле. А именно - ФИО работающего, заданный номер дела, его даты актуализации и окончания, когда передано в архивное учреждение или направлено в другую организацию (если дело на госслужащего).
Порядок изменений
Если нужно дополнить или скорректировать данные личного дела, то это может осуществить исключительно ответственный за ведение этого документа. Если такой почему-либо отсутствует в данный период, работодатель в своем приказе указывает ФИО и должность сотрудника, который вправе выполнить эти действия. Иные представители кадрового подразделения не должны без распоряжения (письменного) руководителя что-либо предпринимать с личными делами.
Что касается необходимости внесения исправлений или корректив в дела работников, то для них предусмотрены правила, аналогичные такой же процедуре с трудовыми книжками. Недостоверные данные нужно зачеркнуть одной сплошной линией, а над ними написать правильные. Это касается, например, ошибки в написании фамилии. Все новые данные заносятся с подтверждением копиями документов (свидетельство о рождении, документ о регистрации брака или его расторжении, изменении фамилии).
Как сохранять дела сотрудников
Разглашение персональных данных из имеющегося на предприятии дела не допустимо. Руководство структуры обязано обеспечить надежную систему хранения личных дел, чтобы не допустить использование содержащейся в них информации посторонними лицами. Целесообразно поместить кадровую документацию в сейф.
В отделе кадров находятся дела только тех работников, которые ведут свою трудовую деятельность в этой структуре на текущий момент. Персональные дела тех, кто прекратил такую деятельность и уволен, кадровики направляют в свое архивное хранилище. Подшитые документы прекративших госслужбу сотрудников сохраняются по месту службы (последней) в течение 10 лет, а уже после этого направляются в государственный архив.
Для иных структур такой временной лимит не регламентируется, чаще всего они хранят у себя такие дела один год.
Передаваться в архив личные дела должны аккуратно прошитыми и с необходимым документальным наполнением. Информация о состоянии дела отражается в специальном заверительном листе, который прикрепляется последним.
Время сохранения дел в госархиве исчисляется именно со дня поступления в это учреждение, а не с момента увольнения. Такой срок обычно составляет 75 лет для всех сотрудников, за исключением списка руководящей номенклатуры. Документы таких руководителей сохраняют без лимита времени.
Кому выдают личные дела?
В отличие, например, от трудовой книжки, персональные дела после ухода работника с предприятия ему не вручаются. Тем не менее, каждый трудящийся вправе знать, какую информацию и какие именно документы включены в его папку.
Установлено, что работник может просматривать его совместно с сотрудником, назначенным от кадрового подразделения, предлагать дополнения или исправления неточностей.
Формирование личного дела работника
Желательно для кадровиков иметь специальный бланк и в нем каждый год делать отметку о факте ознакомления.
Личные дела, имеют право запросить правоохранительные либо иные контролирующие органы, что определено законодательно.
Руководители структур (кроме госслужбы) имеют возможность самостоятельно определяться, разрабатывать ли у себя систему формирования личных дел. Когда приходят к такому решению, целесообразно провести подготовительные мероприятия, чтобы избежать ошибок и проколов в их ведении. Для этого разрабатывают по пунктам правила их составления, оформления и хранения. Обучают сотрудников, которые будут выполнять доверенные им обязанности по личным делам, контролируют их деятельность.
Образец грамотного оформления личного дела сотрудника
Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам. Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы.
Составление внутренней описи документов личных дел
Она составляется после того, как сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако и к уже переплетённым личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложке с внутренней стороны. Обязательная внутренняя опись для документов Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно.
Индекс личного дела
виды и сроки хранения. 3. Номенклатура дел и формирование дел для текущего хранения кадровых документов. 4. Последующее хранение кадровых документов. 4.1. Экспертиза ценности документов. 4.2. Уничтожение документов. 4.3. Оформление дел и передача их на архивное хранение. Рекомендуемая для отдела кадров номенклатура дел: 1. Нормативно-правовые акты, регулирующие работу отдела кадров. 2.
Правила формирования личного дела сотрудника
Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании. Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.
Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе.
Помощь: Оформление документов личного дела работника: внутренняя опись
Наряду с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), к таким нормативным правовым актам относятся Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (п.8.2), и Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные постановлением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5 (п.5.1.20), в которых содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела. Согласно требованиям указанных нормативных актов внутренняя опись всегда включается в дела, которые отвечают двум условиям: во-первых, дело должно передаваться на хранение в архив и соответственно иметь постоянный или долговременный (свыше 10 лет) срок хранения (примечание); во-вторых, заголовок такого дела должен быть «глухим», т.е.
Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет
Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.
Скажу еще раз о специфике этого вида документов.
Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии.
Что такое личное дело работника?
N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
Оформление личного дела сотрудника
В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника. Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего. Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений.
Для каждого работодателя важно, чтобы конфиденциальная информация о его сотрудниках хранилась систематизировано и на это есть несколько причин, достаточно веских. Причина номер один – так проще, при необходимости, найти сведения о работнике. Вторая причина – надёжная защита сведений от разглашения. И, наконец, третья причина – возможность быстро внести изменения и дополнения. С каждой из этих задач отлично справляется такое «изобретение», как личное дело сотрудника.
Государственные структуры
Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника. Исключением являются государственные и муниципальные служащие.
В этом законе прописано, какие должны быть документы в личном деле сотрудника. Эти сведения помогают следить за изменениями конфиденциальных данных. Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников.
Более подробные сведения о ведении персональных дел содержатся в соответствующем Указе Президента. Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам.
Частные предприятия
Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому. Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать.
Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.
Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.
Оформление дела
Титульный лист
Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.
Для этого вверху обложки нужно оставить место для пометок архива, которые наносятся специальным штампом. Затем ниже указывают название предприятия в полном и сокращённом варианте. Далее идёт строчка с указанием отдела, в котором работает работник. Затем оставляется несколько пустых строчек – на случай перевода сотрудника. Далее следует номер дела и заголовок – в нашем случае это ФИО работника.
Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.
Внутренняя опись личного дела работника: общая информация
Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.
Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:
- трудовой договор;
- автобиография;
- приказ о приеме на работу;
- копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
- приказы о повышении квалификации;
- характеристики;
- документы, связанные с аттестацией;
- иные.
Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.
Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.
Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.
Сведения, которые должны содержаться в описи
Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:
- Порядковый номер документа.
- Дата его принятия.
- Номер.
- Название.
- Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
- Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
- Количество документов, содержащихся в деле.
- Сведения о количестве листов описи.
- Должность и данные о составителе, его подпись.
- Дата, когда опись составлялась.
Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела
Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.
Внутренняя опись личного дела № 1
работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича
| № п.п. | Дата документа | Номер документа | Наименование документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 11.05.2015 | 1-ТД | Трудовой договор | 1-5 | |
| 2 | 11.05.2015 | 1-П | Приказ о приеме на работу | 6-7 | Документ предоставлен работнику 17.03.2016 на основании заявления, с целью снятия копии. Никифоров А.Г. Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016 Никифоров А.Г. |
| 3 | 17.10.2015 | 2-О | Приказ о предоставлении отпуска | 8 | |
| 4 | 17.02.2016 | 1-ПК | Приказ о прохождении повышения квалификации | 9 | |
| 5 | и т. д. |
Итого 4 документа
Количество листов внутренней описи 1
Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.
Никифоров
Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.
В каких случаях составляют внутреннюю опись личного дела сотрудника? Может ли организация разработать собственный бланк описи или необходимо использовать унифицированную форму? Как правильно заполнять, нумеровать и хранить данный документ?
Из статьи вы узнаете:
В современном делопроизводстве понятие “дело” подразумевает совокупность документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную обложку.
Они освещают один вопрос или содержат информацию по участку деятельности организации. Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании.
Даже если стаж специалиста ограничивается всего несколькими годами, в его персональном деле будет находиться сравнительно большой объем документации. Чтобы упорядочить ее и облегчить поиск нужной информации, составляют внутреннюю опись документов личного дела. Она выполняет функции заголовка и представляет собой перечень всей подшитой в папку документации.
Для чего составляют внутреннюю опись личного дела?
Ведение персонального дела сотрудника не является обязательным для большинства организаций. Законодатель обязывает формировать персональные досье для специалистов на государственной службе, работников государственных организаций, если это предусмотрено отраслевым или ведомственным нормативным актом. Кроме того, такие дела могут формироваться в компаниях, входящих в холдинговые структуры, по решению главы холдинга.
Порядок ведения дел для частных организаций и предпринимателей не регламентируется на законодательном уровне. Как правило, в компании составляют положение, определяющее порядок их формирования, или включают соответствующий пункт в инструкцию по делопроизводству. В персональное досье подшивают следующие группы документов:
|
Предоставляемые сотрудником при приеме на работу |
Ксерокопии паспорта, дипломов и сертификатов об образовании, СНИЛС, ИНН, документов воинского учета, справки о результатах медосмотра, наличии или отсутствии судимости. |
|
|
Фиксирующие прием на работу |
Заявление работника, автобиография, листок по кадровому учету, копия приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового соглашения, копия трудовой книжки |
|
|
Выпускаемые в период трудовой деятельности |
Справки и результатах периодических медосмотров, копии официальных бумаг, подтверждающих право на налоговые вычеты, копии дополнительных соглашений к трудовому договору, должностные инструкции, материалы аттестаций, заявления и докладные |
Для того чтобы избежать путаницы и обеспечить порядок в документации, составляют внутреннюю опись личного дела работника, которая играет роль заголовка для каждой конкретной папки. Это производится на первичном этапе, когда оформляют обложку дела и присваивают ему учетный идентификационный номер. В регистр в порядке хронологии заносят записи об объектах, подшитых в папку. В нем отражаются сведения обо всех служебных бумагах, в том числе нумерация страниц, в пределах которых они расположены.
Как заполнять внутреннюю опись личного дела?
Регистр документов крайне важен для их учета и систематизации. Именно поэтому к его заполнению необходимо подходить ответственно. При оформлении рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Важно своевременно фиксировать поступающие в дело бумаги, а также факты их изъятия. В течение всей трудовой деятельности работника его досье будет пополняться новыми документами, учет которых важен для сохранения эффективности документооборота.
- В некоторых случаях расширение досье не позволяет поместить полный перечень бумаг на одном листе. В такой ситуации допустимо оформить регистр на двух или более листах. Отметим, что нумерация при этом ведется отдельно и не является сквозной.
- Если ведение досье по тем или иным причинам прекращается, дело передается в архив компании. В этом случае в регистр вносится последний документ: копия приказа об увольнении. После этого оставшиеся незаполненные строки необходимо перечеркнуть, чтобы исключить возможность внесения дополнительной информации.
- При заполнении документа нельзя допускать ошибок и неточностей, т.к. он служит важным элементом внутреннего кадрового документооборота.
- Информация, содержащаяся в деле, является конфиденциальной и охраняется законом о персональных данных. Даже после увольнения досье не передается на руки сотруднику, а храниться в компании.
- Срок хранения описей определяется установленными сроками хранения личных дел, т.к. она сдается на хранение в их составе. Срок хранения в архиве досье рядовых сотрудников – 75 лет, а сотрудников, занимающих руководящие позиции, – постоянно.
Внутренняя опись личного дела: образец заполнения
Приведенный ниже образец заполнения внутренней описи личного дела соответствует Приложению 10 к Правилам работы архивов и является примером незакрытого регистра, т.е. данный сотрудник все еще трудится в организации.
Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.
Сегодня вы узнаете:
- Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
- Какие документы должны содержаться в нем;
- Сколько и как хранить дела.
Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
Личное дело: что это такое и зачем вести
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.
Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.
Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
На кого оформлять
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
В эту группу входят:
- Руководящий состав и лица, их замещающие;
- Главные специалисты;
- Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
- Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Кто обладает допуском к делам
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.
Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.
Предоставление дел правоохранительным органам
При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.
Оформление личного дела
Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:
Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.
Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:
- Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
- В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
- Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
- Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
- Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.
Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.
Итак, образец оформления личного дела:
- Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
- Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
- Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
- На каждой папке проставляется учетный номер дела.
Что должно быть в личном деле сотрудника
Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.
Список таков:
- Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
- Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
- Ксерокопия СНИЛС;
- Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
- Ксерокопия ;
- Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
- Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
- Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
- Автобиография;
- Экземпляр ;
- Ксерокопия трудовой книжки;
- Материалы об аттестации (если проводилась);
- Фотографии работника, которые периодически обновляются;
- Опись личного дела.
Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.
Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.
Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.
Образцы и бланки документов для личного дела
- Анкета для личного дела
- Внутренняя опись личного дела
- Титульный лист / обложка личного дела
Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.
Порядок ведения дел
Этот процесс включает в себя:
- Внесение записей в соответствующих разделах;
- Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
- Проверку личных делна сохранность документации;
- в составе личного дела.
Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.
Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.
Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.
Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.
Журнал регистрации: как вести
Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.
В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.
Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».
Электронное личное дело
Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию . Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.
Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.
Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.
Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.
Как поступать с делами уволенных сотрудников
Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.
Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.
В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.
Заключение
Если вы , то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.
Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.
Загрузка...
