Процедура составления графика отпусков в организациях обычно заканчивается оформлением соответствующего приказа. Какие нюансы имеет составление данного документа? Обязательно ли его утверждать? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале. Образец приказа о составлении графика отпусков также будет приведен далее.
Что представляет собой распоряжение об утверждении графика отпусков?
Данный документ вводит в действие график отпусков , одобренный руководством компании. В нем установлен порядок вступления в силу утвержденного графика, а также иные нюансы его применения.
Приказ об утверждении графика отпусков издается руководителем компании после согласования с работниками конкретных дат предоставления им ежегодного отдыха . Документ не имеет унифицированной формы. Распоряжение должно быть составлено и утверждено не позднее чем за две недели до начала нового отчетного года. Приказ составляют в единственном экземпляре, после утверждения директором организации его сдают в кадровую службу.
Надо ли составлять приказ в обязательном порядке или можно обойтись без него?
Приказ об утверждении графика отпусков, образец которого можно найти далее, не является обязательным документов. Некоторые компании вовсе его не составляют, и это не является нарушением. Однако большинство организаций продолжает использовать данный документ. Рассмотрим некоторые нюансы, которые помогут понять, когда приказ надо составлять в обязательном порядке, а когда можно обойтись без него
Если в организации график отпусков составляется по типовой форме № Т-7 , утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 – составлять приказ нет необходимости. Форма № Т-7 уже содержит графу «УТВЕРЖДАЮ», в которой руководитель должен проставить свою подпись. Издавать отдельное распоряжение в этом случае не надо, оно будет целесообразным только если есть необходимость в отражении в документе дополнительной информации, относящейся к графику отпусков.
Но если организация применяет форму графика отпусков, разработанную самостоятельно, и в ней отсутствует графа об утверждении – необходимо составлять соответствующий приказ.
Что предшествует составлению приказа?
Перед составлением распоряжения следует утвердить график отпусков персонала компании. Процедура состоит из нескольких этапов:
- направление кадровой службой в адрес всех начальников подразделений служебной записки, в которой указано требование о необходимости предоставления сведений о рекомендуемом периоде отпуска сотрудников;
- составление проекта графика на основании положения или локального акта, регулирующего порядок утверждения документов и порядок делопроизводства;
- согласование графика с профсоюзом (если таковой имеется в организации);
- получение одобрения главного бухгалтера, юриста, заместителей руководителя и т.п.;
- утверждение приказа руководителем компании;
- регистрация документа в кадровом журнале;
- ознакомление с графиком всех сотрудников под подпись.
Как составить приказ?
Приказ о графике отпусков, образец которого можно взять за основу, необходимо составлять от лица руководителя организации. Составление подобного рода документов следует доверить сотруднику, имеющему необходимый уровень знаний и ориентирующемуся в положениях ТК РФ. Это может быть начальник отдела кадров, секретарь, юрист и др.
Так как приказ не имеет строго установленной законодательством формы – его можно составить в свободном виде. Чаще всего его формируют на основе привычной типовой формы или внутреннего шаблона приказа, разработанного в организации. Документ должен содержать:
- название юридического лица;
- дату составления и номер;
- суть распоряжения;
- подпись руководителя;
- подтверждение ознакомления с приказом лиц, упомянутых в качестве исполнителей распоряжения.
Составленный график отпусков можно включить в приказ в качестве приложения. Удостоверять документ печатью нет необходимости.
Оформление документа
- Сначала следует оформить «шапку» приказа. В верхней части документа указывают полное название юридического лица, номер и дату составления.
- Далее прописывают суть распоряжения.
- Документ должен содержать ссылку на основание. В данном случае указывается «Статья 123 ТК РФ».
После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» перечисляют по пунктам суть распоряжений:
- в 1-м пункте указывают сам факт утверждения графика на конкретный год;
- во 2-м пункте прописывают должность и ФИО лица, ответственного за ознакомление рабочего персонала с утвержденным графиком;
- в 3-м пункте перечисляют соответствующие указания в адрес бухгалтерии.
Ниже указывают приложение (непосредственно сам график отпусков). Документ подписывает руководитель, а ответственные лица подтверждают своими подписями ознакомление с текстом приказа.
Должен утвердить работодатель (ст. 123 ТК РФ). Он является обязательным для исполнения нанимателем и всеми сотрудниками учреждения. Однако закон не требует издавать приказ. К тому же , которая обязательна для бюджетных организаций, очень удобна в работе и содержит специальные поля, куда можно внести данные, не издавая отдельного распоряжения.
Если вы все-таки желаете оформить такой документ, то сам распорядок придется сделать приложением к нему, а в форму Т-7 внести изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения. Подпишет приложение его составитель, а утвердит руководитель локальным нормативным актом.
Организации негосударственного сектора могут использовать самостоятельно разработанные бланки, где также можно установить форму для распорядка отпусков работников и его утверждения. Но по своему усмотрению работодатель может обойтись и без последнего.
До выхода «утверждающего» приказа можно издать еще один, который урегулирует подготовку самого графика. В нем можно дать все указания, которые касаются сбора информации о периодах отдыха от всех подразделений, указать, кто конкретно назначен ответственным за это.
Когда составлять распоряжение
Расписание, по которому работники будут отдыхать, а также приказ, который его утверждает, необходимо выпустить за две недели до наступления следующего календарного года.
Правила составления
Он составляется в свободной форме. Необходимыми составляющими в нем будут:
- полное наименование организации;
- реквизиты (название, номер и дата);
- содержание (текст распоряжения);
- фамилия, имя, отчество руководителя организации, который его подписывает.
Сам план отпусков работников лучше всего оформить как приложение, так как зачастую он размещается на большом количестве листов.
Оформляем «шапку»
Следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине нужно обозначить название документа. Далее в вводной части нужно привести обоснование, где будет ссылка на определенную статью Трудового кодекса РФ (ст. 123).
Оформляем «тело»
В основной части нужно дать указание утвердить график на соответствующий календарный год. Ознакомление сотрудников с документом не является обязанностью работодателя. Но если руководство настаивает, в унифицированную форму Т-7 можно добавить специальные поля для ознакомления, где можно будет расписываться и проставлять дату. Если все же решите ознакомить всех, кто работает в организации, с этим документом, напишите об этом во втором пункте распоряжения. Но тогда обязательно укажите ответственного за эту процедуру. Чаще всего им становится сотрудник отдела кадров либо секретарь.
Часто перед работниками кадровой службы и руководителями небольших компаний, которые самостоятельно ведут делопроизводство, встаёт вопрос: необходимо ли утверждать график отпусков через издание отдельного распоряжения или можно обойтись без него. Да и вообще: нужен ли согласованный реестр с установленными на весь год отпускными периодами по всем сотрудникам предприятия. А если нужен приказ, по какой форме его составить, что в нём отразить, кто его визирует. В общем, вопросов много, разберёмся в них, опираясь на законодательные нормы.
Для чего нужен график отпусков и распоряжение по нему - нормы права и порядок вынесения
Отметим, что утверждённый график отпусков, в котором по всем сотрудникам предприятия на целый календарный год проставлены точные периоды, когда они обязаны выйти в отпуск, - непреложное требование законодательства для всех компаний, где есть трудоустроенный персонал. Это условие регулируется статьёй 123 ТК РФ.
Исключительное право не составлять такой документ предоставляется только микропредприятиям - индивидуальным предпринимателям, численность штата которых составляет не более пятнадцати человек.
Причём нормами трудового права установлен определённый период, когда реестр отпускных периодов персонала должен быть документально утверждён. За 14 дней до начала календарного года, когда соответствующий график вступает в силу и подлежит исполнению всеми участниками, он должен быть на 100% составлен (в нём должны быть учтены все работники компании) и утверждён руководством.
При этом следует учитывать, что при согласовании этого документа в обязательном порядке нужно:
Таким образом, крайний срок, когда отпускной реестр по компании на 2019 год должен быть согласован, - 17 декабря 2018 года.
А для этого нужно пройти несколько этапов:
- Работодатель обязан подготовить шаблон документа, где будет записан каждый работающий на предприятии человек.
- После чего наступает очередь ознакомления персонала с составленным документом. Опытные кадровики советуют провести информирование работников, получив от каждого подпись. В противном случае сотрудников, несогласных со временем ухода в отпуск, будет трудно призвать к выполнению своих обязательств. Хотя трудовое право и не устанавливает эту обязанность для нанимателя. Даты отдыха, которые установлены в утверждённом графике, можно перенести, но только согласовав это обеими сторонами. В одностороннем порядке такое делать запрещено. Получить письменное подтверждение, что работник поставлен в известность с периодами, когда он обязан выйти в отпуск, можно двумя способами:
- Финальный этап - утверждение отпускного реестра. Подписывать этот документ, если он составлен по унифицированной форме №Т-7 , утверждённой распоряжением Госкомстата РФ №1, должен руководитель предприятия.
Заметьте, что даже если человек подписал отпускной реестр, это не отменяет законодательно установленное правило предупреждения отпускника за 2 недели до дня наступления этого срока. Иначе работник имеет полное право сдвинуть отпускной период на те дни, которые были пропущены кадровой службой нанимателя.
Казалось бы: после прохождения всех этапов согласования график подписан, дело сделано. Да, совершенно верно, нормативные акты не регламентируют, что график отпусков должен утверждаться отдельным приказом.
Он, по сути, самодостаточен, но только при условии, если используется стандартная форма Т-7 или на предприятии разработан свой шаблон, где в «шапке» документа стоит резолюция гендиректора «утверждаю» и дата.
Напомним, что уже более пяти лет как использование унифицированного бланка (в том числе и для графика отпусков) отменено законодательно.
Но если реально посчитать, сколько времени уходит на весь процесс согласования отпускного документа по компании в целом, нетрудно предположить, что для того, чтобы успеть сделать всё в срок, нужно запускать процедуру как минимум за месяц. А если ещё вспомнить предыдущие годы, и понять, что если не установить конкретные сроки и ответственных, то процесс может затянуться до бесконечности. Вот тогда становится понятна цель введения в эту хлопотную процедуру отдельного приказа об утверждении графика отпусков.
Уточним ещё здесь, что за несвоевременное введение в действие отпускного документа, предприятию и гендиректору лично может грозить административная ответственность по статье КоАП 5.27 , где установлены следующие штрафы:
- 30 тыс. - 50 тыс. ₽ за отсутствие графика в компании или его несвоевременную ратификацию (только для юридических лиц);
- 1 тыс. - 5 тыс. ₽ за такое же нарушение для ИП либо для руководства организации.
Аргументы в пользу приказа по утверждении графика отпусков
Целесообразность введения в процедуру этого распоряжения можно подтвердить следующими доводами:
- Издание отдельного приказа мобилизует всех ответственных лиц. Здесь всеми заинтересованными лицами принимается чётко спланированный процесс с точными датами, где указано: кто, когда и что должен сделать. При этом все понимают, что «косяки» со сроками приведут к задержке следующих этапов и могут сорвать всю процедуру в целом. То есть уровень ответственности вырастает, и при этом все осознают свой вклад в успешное завершение процедуры.
- Когда на предприятии установлено, что ознакомление с графиком должно пройти с участием каждого (через подпись), распоряжение придаст веса этой процедуре. Проверено на практике, что, как правило, этот нелёгкий процесс проходит более гладко и просто.
- Руководству и кадровым сотрудникам эффективнее в плане использования рабочего времени утвердить одно распоряжение, а сами графики отпусков по отделам оформить в качестве приложений. В этом случае достаточно, чтобы сами отпускные реестры завизировали начальники подразделений и кадровик.
- Помимо всего сказанного, такой документ попросту облегчает жизнь ответственным лицам. Для исполнителей по сбору информации и её систематизации в реестре здесь есть информация, что нужно сделать, на что обратить внимание, установлены сроки (что очень стимулирует). А для кадровика, являющегося координатором всего процесса, приказ является документом, который фактически назначает его руководителем процедуры. Все ответственные лица (даже выше рангом) должны подчиняться указаниям координатора. Отмахнуться, нарушить сроки, завизировав лист ознакомления с распоряжением, по обыкновению, не осмеливается никто.
Таким образом, можно сделать вывод, что издание отдельного распоряжения, сделает утверждение и введение в действие графика отпусков более оперативным и простым, причём для всех участников процесса. Также это повысит статус этого документа.
Грамотное составление приказа - форма и образцы, детали в помощь кадровику
Унифицированной, утверждённой на законодательном уровне формы для такого рода распоряжения нет. Поэтому предприятие вправе выбирать форму самостоятельно. Главное здесь, чтобы в документе присутствовали ключевые реквизиты, которые должны применяться в любой документации такого рода. Кадровая документация - особый вид документооборота, здесь всё должно быть чётко и грамотно.
Итак, распоряжение о ратификации реестра отпусков оформляется следующим образом:
- «Шапка» документа - лицо компании, которая издаёт документ, в ней указываются основные реквизиты предприятия:
- Основная часть распоряжения должна состоять из:
- Преамбулы, в которой указываются правовые нормы, устанавливающие необходимость документа (в нашем случае - графика отпусков). Как уже упоминалось, ссылка должна стоять на статью 123 ТК РФ, регулирующую основные положения и вопросы применения отпускного реестра.
- Содержательной части документа, где в первую очередь фиксируется главенствующая цель приказа - ратифицировать график отпусков к определённому сроку. А далее прописываются основные этапы процесса подготовки, а также назначаются ответственные лица по каждому его пункту. Здесь же можно сфокусировать внимание должностных лиц на правовые нормы, которым нужно следовать:
- К примеру, что при согласовании графика со своими подчинёнными, нужно в первую очередь учесть пожелания льготных категорий сотрудников, имеющих право уйти в отпуск в любое удобное для них время (не забывая и про совместителей).
- А также тот факт, что ежегодный оплачиваемый отпуск, в соответствии со статьёй 125 ТК РФ, можно дробить, но один из отпускных периодов должен составлять не менее четырнадцати дней.
Чем полнее и конкретнее будет содержательная часть приказа, тем проще по нему работать всем заинтресованным лицам
- Можно также уточнить, что в графике должны быть учтены не только основной, но и все виды дополнительных или удлинённых отпусков подчинённых (и самого руководителя).
- Если этот установлено в локальных актах предприятия, нужно конкретизировать для того, кто будет составлять учётную политику на следующий год, чтобы ответственный сотрудник предусмотрел создание резерва на выплату отпускных компенсаций с целью равномерного распределения этих расходов в затраты предприятия.
В приказе нужно учесть самые важные моменты
- При наличии профсоюза в приказе может быть указано, кто назначается ответственным за коммуникации с выборным органом и в какие сроки нужно получить одобрение.
- Также отдельным пунктом можно установить порядок внесения корректировок в график (а они на 99% будут в рабочем документе).
- В следующей части закрепляется перечень лиц для ознакомления с распоряжением, а также определяется ответственный работник, на которого возлагается total-контроль за процессом. Генеральный директор (или частный предприниматель) имеет право взять этот контроль в свои руки, а также поручить это задание любому другому должностному лицу, кто ведёт кадровый документооборот (начальник отдела кадров, бухгалтер, секретарь, один из начальников отдела и пр.).
Ответственное лицо - координатор и фактически директор определённого проекта
- Далее, должна быть зафиксирована ссылка, что графики отпусков по отделам или службам принимаются как приложения к приказу.
- Визируется документ руководителем предприятия.
- Приложением к приказу идут графы с подписями ответственных заинтересованных лиц, где они ставят визу и дату, когда они ознакомлены с документом.
Каждое заинтересованное лицо, упомяное в приказе, должно быть ознакомлено с ним под роспись
По мере исполнения распоряжения документ подшивается в кадровый документооборот. Храниться приказ, как и его приложения (графики отпусков), которые он вводит в действие, должен 1 год по истечении применяемого периода. То есть, график отпусков на 2019 год вместе с приказом можно утилизировать в начале 2021 года.
Видеоурок: как подготовить и утвердить график отпусков
Резюмируем всё вышесказанное: первое, что нужно помнить - главный документ, регулирующий отпускные периоды на целый год для всех сотрудников предприятия, - график отпусков. Ратифицирован этот документ должен быть за 2 недели до начала календарного года. Это непреложное правило нужно соблюдать неукоснительно всем компаниям, где есть штат наёмных служащих. Единственное исключение - микропредприятия в статусе ИП, где трудоустроено не более пятнадцати человек. Если игнорировать это требование, к организации или ИП могут быт применены серьёзные санкции. А вот как вводить в действие график, компания выбирает самостоятельно. Приказ об утверждении реестра отпусков не является обязательным, но его издание зачастую бывает крайне целесообразно и для контроля сроков исполнения, и для чёткого информирования ответственных лиц по всем этапам и нужным деталям. Документ даёт возможность принять график без задержек и правильно. Подготовить этот документ несложно, форму выбирает сам исполнитель, достаточно знать и использовать определённые алгоритмы ведения кадрового делопроизводства.
Приказ об утверждении графика отпусков согласно российскому законодательству не является обязательным документом .
Несмотря на это, большинство работодателей издают его одновременно с графиком.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :
Законодательное регулирование
В ч.1 ст. 123 ТК РФ отмечается, что график отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до начала следующего года , т.е. до 17 декабря текущего.
Составление графика
Для того, чтобы руководители отделов начали собирать информацию о планируемых отпусках, необходимо издать приказ о составлении графика отпусков . Данный документ рекомендуется издавать за месяц до конечного срока утверждения графика (т.е. 17 ноября).
Форма приказа о разработке графика четко не регламентирована, однако обязательно должны быть указаны такие данные:
- наименование и реквизиты организации;
- номер и наименование приказа;
- дата;
- суть приказа;
- указание ответственных за исполнение приказа (обычно это руководитель предприятия);
- подпись лиц, перечисленных в приказе.
Образец приказа на составление графика:
Важно: если организация создана в текущем году, составлять график отпусков не нужно! График составляется только на следующий год.
Посмотрите подробное видео о составлении графика отпусков:
Приказ об утверждении
После согласования дат отпусков и составления графика, он утверждается руководителем предприятия. В связи с этим дополнительно издавать приказ об утверждении графика отпусков совсем не обязательно . В то же время приказ может быть издан, если это принято системой документооборота организации.
Приказ также следует составлять, если в нем отражается информация, не указанная в графике (например, ответственные за соблюдением графика).
Важно: дата приказа об утверждении отпусков должна вписываться во временные рамки, прописанные в ст. 123 ТК РФ.
Приказ может быть составлен в произвольной форме и распечатан на официальном бланке предприятия.
В документе следует указать такую информацию:
- дата и номер приказа;
- наименование («Об утверждении графика отпусков»);
- суть документа;
- перечень лиц, ответственных за соблюдение графика отпусков;
- подпись руководителя организации и ее расшифровка;
- подпись лиц, указанных в приказе.
Пример приказа:
Приказ прикладывается непосредственно к графику отпусков.
Приказ о внесении изменений
Бывают ситуации, когда работник не может уйти в отпуск в запланированное время. В этом случае (только после согласования с работодателем! ) вносятся изменения в график отпусков. Для санкционирования этих изменений издается приказ о внесении изменений в график.
Документ оформляется на официальном бланке и содержит в себе такие сведения:
- дата и номер приказа;
- причину ;
- дату, на которую переносится отпуск;
- ответственных за внесение изменение в график;
- подпись и расшифровка подписи руководителя организации;
- подписи лиц, указанных в приказе, и работника, который переносит отпуск.
Пример приказа на внесение изменений:
Важно: на каждый отдельный случай переноса отпуска составляется отдельный приказ.
В случае приема сотрудника на работу или же увольнения работника разрешается не вносить изменения в график отпусков . Кроме того, не требуется издавать приказ и внесении изменений в график.
Утверждение графика отпусков - важный этап в формировании выходных. Образец приказа можно скачать бесплатно по прямой ссылке.
Утверждение графика отпусков - важный этап в формировании выходных работников предприятия. Распорядительный лист, именуемый приказом об утверждении графика отпусков, завершает процедуру ежегодного планирования времени отдыха. Таким образом, руководство утверждает предварительную договоренность всех сотрудников организации. Внутренние подразделения предоставляют информацию об утверждении графика отпусков. Отдел кадров в своей дальнейшей работе по оформлению выходных руководствуется именно этой бумагой.
Образец рассматриваемого распорядительного акта об утверждении графика отпусков можно скачать бесплатно по прямой ссылке, и применить его в практике. Документ имеет простейший формат и легко редактируем. В случае изменения плана на будущий год необходимо издание нового приказа руководства об утверждении плана. В годовой практике работы организации подобных распоряжений может быть многочисленная масса. По отдельно взятому сотруднику выносится дополнительный приказ, символизирующий непосредственное направление служащего в отпуск.
Обязательные пункты приказа об утверждении графика отпусков
:- Фирменный бланк компании с логотипом в верхней части;
- Наименование бумаги, номер исходящего, дата вынесения;
- Повествование часто начинается со слова "Приказываю";
- В содержании конкретизируются пункты поведения;
- Если это повторный документ, в нем нужно указать о внесении изменений в предыдущие;
- Подпись, расшифровка, должность руководителя.
Загрузка...
